Die zunehmende Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verwalten und mit ihren Kunden interagieren. Brinkmann Fensterbau hat sich vorgenommen, seine Prozesse zur Bearbeitung von Reparatur-, Wartungs- und Instandsetzungsanfragen zu verbessern und zu automatisieren, um den Service für die Kunden zu optimieren und interne Ressourcen effizienter einzusetzen.
Täglich erhält Brinkmann Fensterbau eine Vielzahl solcher Anfragen, oft auch für Produkte, die von anderen Fensterbauunternehmen eingebaut wurden. Dieser Umstand kann die Bearbeitung der Anfragen komplex und zeitaufwendig gestalten. Die Herausforderung besteht darin, die Anfragen präzise zu erfassen, die jeweiligen Kosten für den Kunden transparent darzustellen und die gesamte Abwicklung effizient zu gestalten.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat Brinkmann Fensterbau gemeinsam mit uns den gesamten Prozess der Anfragenbearbeitung automatisiert und digitalisiert, von der Erfassung der Kundenanfrage bis zur Bereitstellung einer detaillierten und transparenten Auftragsbestätigung.
Im folgenden Beispiel wird exemplarisch dargestellt, wie dieser Prozess in der Praxis aussieht und welche Vorteile sich durch den Einsatz von Elevate ergeben:
Live Beispiel: Digitale Anfrageabwicklung für Service-Aufträge bei Brinkmann Fensterbau GmbH mit der "Elevate"-Plattform:
1. Ausgangssituation:
Kunde "X" hat ein defektes Fenster, welches von ihm oder einem anderen Fensterbauunternehmen installiert wurde. Der Kunde möchte eine Reparaturanfrage bei Brinkmann Fensterbau stellen.
2. Interaktion Brinkmann Fensterbau: Kunde "X" besucht die Website von Brinkmann Fensterbau und navigiert zur Service-Rubrik. Dort findet er das digitale Kundendienstformular, das von der Elevate-Plattform bereitgestellt wird. Er füllt es mit seinen persönlichen Daten aus, gibt optional eine abweichende Lieferadresse an, teilt seine Telefonnummer mit und beschreibt sein Anliegen. Darüber hinaus gibt er an, wann seine Fenster und/oder Türen montiert wurden und ob sie von Brinkmann Fensterbau montiert wurden. Er kann Bilder von seinem defekten Fenster hinzufügen und ergänzt weitere Informationen im Notizbereich.
3. Automatisierung durch die Elevate-Plattform:
Sobald Kunde "X" das Formular abgesendet hat, übernimmt die Elevate-Plattform. Sie verarbeitet die angegebenen Daten und generiert automatisch ein PDF. Dieses enthält die Kundendaten, die Beschreibung des Problems, angehängte Bilder und umfangreiche Informationen zur Abrechnung und Gewährleistung.
4. Verifizierung und Auftragsbestätigung: Die Elevate-Plattform setzt nun ein Double Opt-in-Verfahren in Gang, um die Auftragsbestätigung zu validieren. Kunde "X" erhält eine E-Mail zur Bestätigung seiner E-Mail-Adresse. Nachdem er seine E-Mail-Adresse bestätigt hat, erhält er das PDF als offizielles Schreiben. Gleichzeitig erhält Brinkmann Fensterbau eine Kopie dieses PDFs per E-Mail.
5. Abschluss des Prozesses: Nachdem Kunde "X" das offizielle Schreiben erhalten hat, ist er umfassend über den Ablauf der Reparatur, potenzielle Kosten und die Gewährleistungsbestimmungen informiert. Auf Seiten von Brinkmann Fensterbau sind nun alle Informationen für die Durchführung des Auftrags verfügbar. Die Kommunikation und Verwaltung des Auftrags sind durch die Elevate-Plattform deutlich vereinfacht und beschleunigt worden.
Dieses Beispiel zeigt die signifikanten Verbesserungen, die durch die Implementierung der Elevate-Plattform erreicht wurden. Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Anfrageprozesses sind sowohl die Effizienz als auch die Kundenzufriedenheit deutlich gestiegen.